Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Tujuan, Jenis dan Kegiatannya – Pada pembahasan kali ini Pendidik akan memberikan penjelasan mengenai dokumentasi yang mencakup pengertian, fungsi, tujuan, jenis dan juga kegiatan dari dokumentasi. Untuk mengetahuinya langsung saja kita simak penjelasannya sebagai berikut:
Contents
Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Tujuan, Jenis dan Kegiatannya
Berikut ini penjelasan mengenai pengertian dokumentasi.
Pengertian Dokumentasi
Secara umum, dokumentasi merupakan suatu aktivitas atau proses yang sistematis yang dilakukan dengan mengumpulkan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan juga penyediaan dokumen untuk memperoleh suatu keterangan, penerangan, pengetahuan, dan bukti serta menyebarkan kepada pengguna.
Arti lain dari dokumentasi adalah suatu aktivitas atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan berbagai sumber informasi.
Adapun pengertian menurut para ahli adalah sebagai berikut:
1. Tung Palan
Dokumentasi merupakan suatu catatan otentik yang dapat dibuktikan dan dijadikan bukti secara hukum dimana dokumentasi tersebut berisi data lengkap dan juga nyata.
2. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Beliau menjelaskan dokumentasi merupakan suatu kegiatan khusus yang berpua pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan penemuan kembali serta penyebaran dokumen.
3. Nurhadi Magetsari dkk
Menurut Nurhadi Magetsari dkk dokumentasi merupakan suatu bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk dan juga sifat apapun tempat informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat yang menyampaikan informasi berupa fakta.
4. Ensiklopedia Britania
Menurut Ensiklopedia Britania dokumentasi merupakan suatu pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, inti sari, dan esai, selain dapat juga memakai cara tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.
5. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Menurut Federatioon Internationale de Decomentation (FID) dokumentasi adalah suatu aktivitas mengumpulkan serta menyebarkan berbagai jenis dokumen tentang semua lapangan pekerjaan manusia.
6. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Dokumentasi merupakan suatu pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan, pemberian atau pengumpulan bukti dari keterangan seperti gambar, kutipan, gunting koran, dan bahan refrensi lainnya.
Fungsi Dokumentasi
Fungsi dokumentasi secara umum dan dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
Adapun fungsi dokumentasi secara umum diantaranya adalah
- Untuk menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna
- Untuk memberikan alat bukti dan data yang akurat mengenai keterangan dokumen
- Untuk melindungi dan menyimpan fisik serta isi dokumen
- Untuk menghindari kerusakan terhadap suatu dokumen
- Untuk mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
- Untuk mengembangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan juga negara
- Untuk memberikan jaminan keutuhan dan juga keontetikan informasi juga data yang ada dalam dokumen.
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan
Ada banyak fungsi dokumentasi dalam suatu perusahaan, diantaranya adalah
- Sebagai suatu memori perusahaan yang digunakan untuk menjaga instansi
- Untuk membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan juga melakukan pengawasan
- Sebagai suatu alat pembuktian
- Digunakan sebagai rujukan historis
- Sebagai penyedia informasi bagi keuangan, personalia dan hal-hal lain yang kelak pasti dibutuhkan oleh berbagai macam manajemen suatu perusahaan
- Sebagai keperluan pendidikan karyawan baru
- Untuk memelihara suatu hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih kepada klien.
Tujuan Dokumentasi
Tujuan dokumentasi secara umum adalah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, dan juga suatu bukti. Adapun beberapa peranan dalam dokumentasi diantaranya adalah
- Untuk membantu pelayanan dalam bidang dokumentasi
- Untuk menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
- Untuk mengadakan konferensi seminar ilmiah
- Untuk membantu perkembangan ilmu pengetahuan
- Untuk membuat dan juga mengembangkan metode pengolahan suatu dokumentasi
- Untuk membuat dan juga mengembangkan suatu katalog.
Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Adapun tugas dan kegiatan dokumentasi diantaranya adalah sebagai berikut:
- Mencari dan mengumpulkan bahan
- Mencatat dokumen dan mengolahnya
- Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen (yang diperlukan)
- Melakukan filling atau pengarsipan.
Jenis-Jenis Dokumentasi
Adapun jenis dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut:
1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan
- Dokumentasi Pribadi, yakni suatu dokumen yang berkaitan dengan kepentingan individu. Misalnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga, yakni dokumen yang berhubungan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Misalnya cek, nota, kwitansi.
- Dokumentasi Pemerintaha, yakni dokumen yang terkait dengan informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh undang-undang, peraturan pemerintahan.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
- Dokumen literer, yakni dokumen yang ada karena cetak, tiulis, digambar maupun direkam. Biasanya dokumentasi ini berada di sebuah perpustakaan. Misalnya majalah, buku, dan film.
- Dokumen Korpolir, yakni dokumen yang berupa benda bersejarah. Biasanya dokumen ini berada di sebuah museum. Contohnya fosil, patung dan lainnya.
- Dokumen Private, yakni dokumen berupa surat atau arsip yang biasanya disimpan dengan sistem kearsipan. Seperti surat dinas, laporan, dan surat niaga.
3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya
- Dokumentasi Dinamis, yakni dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif)
- Dokumentasi Statis, yakni dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian pekerjaan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya
- Dokumen tekstual, yakni dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis. Seperti buku, majalah, surat kabar, catalog dan lain sebagainya.
- Dokumen nontekstual, yakni dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk teks dan gambar. Contohnya grafik, peta, rekaman, gambar dan lain lain.
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
- Dokumen fisik, yakni dokumen yang berkaitan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain lain.
- Dokumen intelektual, yakni dokumen yang dibuat berdasar tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan lain sebagainya.
6. Dokumentasi Berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen primer, yakni dokumen yang menyajikan suatu informasi tentang hasil penelitian yang asli ataupun secara langsung dari asalnya. Contoh Paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen sekunder, yakni dokumen yang menyajikan tentang informasi mengenai literatur primer atau biasa disebut juga sebagai dokumen bibliografi.
Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis
Pada umumnya suatu perusahaan akan menggunakan dokumen untuk berkomunikasi dan bertransaksi agar mencapai persetujuan yang legal. Adapun beberapa jenis dokumen dalam bisnis diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Email dan Memorandum
Biasanya karyawan suatu perusahaan akan menggunakan email untuk berinteraksi, akan tetapi sebelum email terkenal, mereka menggunakan memorandum. Namun juga memo juga masih dipakai bila ada hal yang wajib dijaga privasinya, terutama soal filling.
2. Business Letters
Business Letters biasanya digunakan sebagai alat untuk berkomunikasi dengan pihak diluar perusahaan. Hal ini terdiri dari kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan, dan lain lain. Namun saat ini surat bisnis lebih sering dikirim lewat via email karena lebih efektif.
3. Business Report
Business Report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan cakupan topik seperti data finansial, safety compliance, sales figures, marketing plans. Business Report juga lebih detail dengan penambahan images, chart, dan sejenisnya. Biasanya juga laporan ini diberikan kepada investor seperti laporan penjualan dan perbandingannya.
4. Dokumentasi Transaksi
Dokumen jenis ini digunakan untuk memotong waktu agar transaksi bisnis dapat menjadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk invoice, surat order, dan lain sebagainya.
5. Dokumentasi Finansial
Jenis dokumentasi ini mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan history dan lain sebagainya. Laporan ini dibuat untuk melihat kondisi keuangan suatu perusahaan. Apakah pendapatannya dalam beberapa bulan ini surplus atau tidak.
Nah itulah tadi penjelasan mengenai Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Tujuan, Jenis dan Kegiatannya. Semoga dapat bermanfaat dan menambah wawasan. Terimakasih 🙂
